Traitement des données personnelles

Traitement des données à caractère personnel des usagers de l’UTLN via APOGEE

• Vu le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) n°2016/679 du 27 avril 2016, et notamment ses articles 12, 13 et 14 ;
• Vu la loi « Informatique et Libertés » n°78-17 du 6 janvier 1978 ;
• Vu la délibération n° 2012-434 de la CNIL, du 6 décembre 2012 portant avis sur un projet de décision relative au traitement de gestion de la scolarité des étudiants mis à disposition par l’Amue ;
• Vu la décision de l’Amue du 27 mars 2013, relative au traitement de gestion de la scolarité des étudiants mis à disposition par l’Amue ;

Les données à caractère personnel des usagers de l’Université de Toulon (UTLN) font l’objet d’un traitement informatique mis en œuvre, par l’UTLN, via l’Application Pour l’Organisation et la Gestion des Enseignements et des Etudiants (APOGEE).

L’identité et les coordonnées du responsable du traitement et de son représentant 

Le traitement est mis en œuvre par l’UTLN, en sa qualité de responsable du traitement, dont le siège est situé avenue de l’université, 83130 La Garde, France.

L’UTLN est représentée par son Président en exercice, dûment habilité à cet effet en application de l’article L 712-2 du code de l’éducation.

Personnes concernées par le traitement

Le traitement concerne les usagers de l’UTLN suivants :

• candidats en vue d’une inscription à l’UTLN ;
• étudiants inscrits en vue de la préparation d’un diplôme ou d’un concours ;
• personnes bénéficiant de la formation continue ;
• auditeurs.

Finalité du traitement

Les données sont traitées pour les finalités suivantes :

1/ Gestion administrative et pédagogique des usagers de l’UTLN :

• gestion des inscriptions administratives et pédagogiques ;
• gestion comptable des paiements et remboursement des droits d’inscription ;
• suivi relatif au paiement ou à l’exonération de la contribution vie étudiante et de campus (CVEC) avec le CROUS ;
• constitution de la carte d’étudiant multiservices ;
• gestion des emplois du temps ;
• préparation et la gestion des sessions d’examen ;
• saisie des notes et résultats ;
• gestion des périodes de césure ;
• gestion des stages ;
• gestion des travaux de recherche des étudiants (thèses, mémoires et autre travaux) ;
• gestion des habilitations à diriger des recherches (HDR)  ;
• suivi des étudiants boursiers (vérification de l’inscription et de l’assiduité) avec le CROUS ;
• gestion du transfert du dossier de l’étudiant entre établissements d’enseignement supérieur ;
• réalisation de traitements à des fins statistiques ;
• mise en œuvre d’enquêtes sur les conditions de vie des étudiants.

2/ Mise à la disposition des usagers des espaces numériques de travail (ENT) ;

3/ Mise en œuvre d’un pilotage administratif et pédagogique à partir d’un outil de requêtage ou d’édition de données ;

4/ Mise en œuvre de statistiques, sur les conditions de vie des étudiants, d’une part, sur leur parcours et leur insertion, d’autre part, conformément aux textes législatifs et réglementaires en vigueur ;

5/ Organisation des élections statutaires au sein de l’UTLN

Catégorie des données personnelles traitées et leur caractère obligatoire ou facultatif

Catégories des données obligatoires	Catégories des données facultatives
Etat civil, identité, données d’identification : nom, prénom, civilité, sexe, date et lieu de naissance, nationalité, adresse, numéro de téléphone mobile, adresses de courrier électronique, identifiant national élève (INE).	Etat civil, identité, données d’identification : photographie prise pour la personnalisation de la carte multiservices et pour l’établissement des fichiers photographiques tels que les « trombinoscopes ».
Vie personnelle : l’année et établissement de première inscription ; la mention de l’existence d’une interdiction temporaire ou définitive d’inscription, le dernier diplôme obtenu dans l’université publique française et/ou tout autre diplôme obtenu en dehors, la situation de l’année précédant l’inscription, le domaine de formation en vue de l’obtention d’un diplôme (spécialité, finalité, discipline, cycle, cursus, crédits européens associés, école doctorale, étape, nombre d’inscriptions, témoin de présence aux examens, réussite).	Vie personnelle : situation familiale, nature d’hébergement, vie professionnelle.
Vie professionnelle : la série du baccalauréat avec l’année d’obtention, équivalences.
Information d’ordre économique et financier : boursier ou salarié.
Coordonnées bancaires
Donnée de connexion : les données relatives à la traçabilité des accès aux services informatiques.

Source des données

Collecte indirecte via les bases de données suivantes

• ParcourSUP : plateforme nationale de préinscription en première année de l’enseignement supérieur 
• E-candidat : plateforme d’admission en L2, L3, LP, M2, doctorat ;
• Mon Master : plateforme nationale d’admission en M1 ;
• Identifiant National dans l’Enseignement Supérieur – INES : application assurant des fonctions de recherche d’identifiants et d’immatriculation, en temps réel, en lien direct avec le Répertoire national des identifiants élèves, étudiants et apprentis.

Collecte directe auprès de l’usager :

• Données saisies par l’usager ;
• Données recueillies auprès de l’usager par les agents de l’UTLN habilités dans le cadre de leurs fonctions.

Les sources des données ne sont pas accessibles au public.

Base légale du traitement

• Le traitement des données obligatoires est fondé sur « l’obligation légale », « la mission d’intérêt public » et « l’intérêt légitime » de l’UTLN ;
• Le traitement des données facultatives est fondé sur « le consentement » de l’usager.

Destinataires des données

Les données sont communiquées aux seuls destinataires suivants, dans la limite de leurs attributions respectives, et aux seules fins de l’accomplissement de leurs missions :

• Au niveau de l’administration centrale :
  • les agents habilités de la direction de l’évaluation, de la prospective et de la performance, de la direction générale pour l’enseignement supérieur et l’insertion professionnelle, (DGESIP) ;
  • les agents habilités de la direction générale pour la recherche et l’innovation (DGRI) ;
  • les agents habilités de la direction générale des finances publiques (DGFIP).

• Au niveau du rectorat :
  • les agents habilités de la chancellerie des universités ;
  • les agents habilités du service statistique rectoral.

• Au niveau de l’UTLN :
  • les agents habilités des services de la présidence, de la direction générale des services ou du secrétariat général de l’établissement et de l’agence comptable ;
  • les agents habilités des services de scolarité centrale, des composantes et services communs tels qu’ils sont définis aux articles L. 713-1 et L. 714-1 du code de l’éducation ;
  • les agents de tout autre service universitaire de gestion des enseignements et activités périscolaires proposés aux usagers ;
  • les agents référents APOGEE ;
  • les agents gestionnaires de la section disciplinaire ;
  • les agents  habilités de l’Observatoire national de la vie étudiante (OVE) ;
  • les agents habilités du Service d’Accompagnement en Orientation et Insertion (SAOI) ;
  • les agents habilités de la Direction du Système d’Information et des Usages Numériques (DSIUN) ;

• Organisme habilités externes de l’UTLN :
  • Parcoursup ;
  • Aix Marseille université (la gestion administrative et pédagogiques des étudiants inscrits en LAS) ;
  • Crous (via un connecteur synchrone permettant d’assurer le suivi de l’étudiant  boursier, et via le transfert  de la situation d’assiduité de l’étudiant).

Prise de décision automatisée 

Le traitement ne permet pas la prise de décision automatisée au sens de l’article 22 du RGPD.

Transfert de données

Ce traitement n’opère aucun transfert des données hors de l’Union européenne.

Durée de conservation

Les données sont conservées en base active pendant une durée de 3 ans à compter de la date de la dernière inscription de l’étudiant dans l’UTLN. Puis en base intermédiaire pendant 7ans.

Un récapitulatif de la situation administrative et pédagogique de l’usager pourra être conservé 50 ans à compter de la date de la dernière inscription de l’usager dans l’établissement.

Exercice des droits 

Conformément à loi Informatique et Libertés n° 78-17 du 6 janvier 1978 et au Règlement Général sur la Protection des Données n° UE/2016/679 du 27 avril 2016, l’usager peut à tout moment exercer ses droits qu’il tient des articles 15 à 22 du RGPD dont notamment : accéder à ses données, les rectifier, retirer son consentement, ou exercer son droit à la limitation du traitement de ses données. Pour plus d’information sur ces droits, l’usager peut consulter le site internet de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) disponible à l’adresse suivante : www.cnil.fr

Conformément à l’alinéa 1 de l’article 38 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 susvisée, le droit pour toute personne physique de s’opposer, pour des raisons légitimes, à ce que des données à caractère personnel la concernant fassent l’objet d’un traitement ne s’applique pas au présent traitement.

Conformément à l’article 40 de la même loi, toute personne physique justifiant de son identité peut exiger que soient, selon les cas, rectifiées, complètes, mises à jour, verrouillées ou effacées les données à caractère personnel la concernant, qui sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées, ou dont la collecte, l’utilisation, la communication ou la conservation est interdite.

Pour toute information ou exercice de ces droits, l’usager pourra adresser sa demande au délégué à la protection des données (DPD) de l’UTLN via l’adresse suivant : dpd@univ-tln.fr

Droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL 

Si l’usager estime, après avoir contacté le délégué à la protection des données, que ses droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, il peut adresser une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).